#2017#ERP#jakarta#SEDULUR20#WIKUSAMAA little OF NewsSandhy Putra MalangSEDULUR 20sisteminformasismktelkomTelkom-school
ERP lanjutan
Annyeong lama juga ya hiatusnya dari blog ini..Hemb makin berumur makin males ngetik banyak kata hahah..*pardon me
buat permulaan dan demi 2017 petengan yang lebih baik aku kembali hadir diblog ini untuk share salah satu tugas mata Kuliah ERP yang super subhanallah sekali
*semoga bermanfaat
1.
Nama Perusahaan
: PT. Semen Gresik
Produk ERP yang dipakai : ERP JD Edwards
History :
Semen Gresik
adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957.
Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk
pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen
Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan
rantai pasok yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu
ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan
menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan
mutakhir.
Pada bulan Juni tahun 2001, ERP
mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik
dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya
waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian
manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :
- Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
- Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group
(SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal.
Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :
- Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.
- Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
- Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan
melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen
Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi
yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.
Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
3.PROSES IMPLEMENTASI
ERP PADA PT. SEMEN GRESIK
3.1. Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.
3.1. Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.
Setelah melalui
proses cukup panjang -- memakan waktu hampir 1,5 tahun -- Semen Gresik akhirnya
memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan
solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan.
Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti
Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi,
Ferrobeton.
Sebelum
diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh
mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera
diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada
yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang
menerima terhadap solusi ini.
Proses
selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang
mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan
LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa
lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.
Proses
implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul
kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order &
Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses
impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada
fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda.
Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya
terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi
adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena
untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga
berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan
perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100
dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru
terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum
implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan
seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses
implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis):
tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.
PT.
Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya
sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur
di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Dalam
mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan
oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.
Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.
Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
- Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
- Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
- Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
- Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.
3.2.
Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
1.
Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi
model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama
sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang
digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang
berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen
secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer
menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer
karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
2. Budaya,
implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware
terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3. Politik, kendala
yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan
dari luar departemen.Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang
karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan
sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat
aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa
karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya
kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP. Dengan
alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus
dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.Keengganan user atau
karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya
unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut
timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka
akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.
Untuk mengatasi
kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :
- Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
- Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
3.3. HASIL IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :
- Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
- Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
- Meningkatkan keakuratan informasi
- Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Dari sisi
produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal
perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.
2.
Nama Perusahaan
: PT. Telkomsel
Produk ERP yang dipakai : SAP R/3 Enterprise
History :
PT Telkomsel
adalah salah satu perusahaan yang sudah menerapkan ERP ke dalam fungsi
bisnisnya.Enterprice Resource Planning (ERP) adalah suatu alat bantu berupa
perangkat lunak yang terdiri dari modul-modul yang merupakan fungsi standar
dari proses bisnis, diantarnya produksi, penjualan, sumber daya manusia,
finansial dan lain-lain yang terintegrasi dengan satu arsitektur teknogi
informasi. Diterapkannya alat bantu ERP ini dikarenakan tuntutan suatu
perusahaan untuk mengikuti standar internasional, legacy information system,
bagaimana peran penjualan, analisis terhadap biaya, dan bagaimana penulisan
best practice, best process dan best functionality ke dalam suatu perangkat lunak
Sistem yang
dipilih : Pilihan jatuh pada penggunaan SAP R/3 Enterprise.
Tahun 2001 pada era pemetintaha Gus Dur, pemerintah membuka
peluang investasi untuk bidang telekomunikasi dengan hak 100 % kepemilikan atas
equitas pada bisnis telekomunikasi.
Pada era sebelumnya pertelekomunikasian di Indonesia dikuasai oleh duopoly BUMN yaitu PT Telkom dan PT Indosat. Dibukanya peluang bagi pemodal asing untuk masuk dalam percaturan bisnis pertelekomunikasian di Indonesia , membuat PT Telkom memasuki era persaingan yang lebih terbuka dan kompetitif dari sebelumnya.
Seperti industri telekomunikasi pada umumnya Telkom menghadapi tekanan dari pesaing lainnya yaitu Indosat dan Excelcomindo, terutama setelah kehilangan hak monopolinya. Dihantam oleh semakin meningkatnya kompetisi dan margin keuntungan yang semakin mengecil, memaksa Telkom untuk segera menerapkan sistem akuntabilitas yang lebih baik, bersamaan dengan praktek – praktek bisnis terbaik dari para pelaku bisnis telekomunikasi internasional.
Misi dari Telkom saat ini adalah memberikan “one-stop infocom service” dengan kualitas yang tinggi, harga dan teknologi yang kompetitif, bersamaan dengan staf yang berkualitas dan menciptakan sinergi yang baik dengan para rekan bisnis.
Pada era sebelumnya pertelekomunikasian di Indonesia dikuasai oleh duopoly BUMN yaitu PT Telkom dan PT Indosat. Dibukanya peluang bagi pemodal asing untuk masuk dalam percaturan bisnis pertelekomunikasian di Indonesia , membuat PT Telkom memasuki era persaingan yang lebih terbuka dan kompetitif dari sebelumnya.
Seperti industri telekomunikasi pada umumnya Telkom menghadapi tekanan dari pesaing lainnya yaitu Indosat dan Excelcomindo, terutama setelah kehilangan hak monopolinya. Dihantam oleh semakin meningkatnya kompetisi dan margin keuntungan yang semakin mengecil, memaksa Telkom untuk segera menerapkan sistem akuntabilitas yang lebih baik, bersamaan dengan praktek – praktek bisnis terbaik dari para pelaku bisnis telekomunikasi internasional.
Misi dari Telkom saat ini adalah memberikan “one-stop infocom service” dengan kualitas yang tinggi, harga dan teknologi yang kompetitif, bersamaan dengan staf yang berkualitas dan menciptakan sinergi yang baik dengan para rekan bisnis.
Latar belakang penerapan ERP :
Sejak tahun 2002 , Telkomsel IT Enterprise Team yang berlokasi di
Bandung, telah menyiapkan pola dan bibit terbaik teknologi yang dapat
mengakomodasi semua permintaan pasar telekomunikasi di Indonesia yang tumbuh
dengan luarbiasa cepat.
System yang tersedia diharapkan mampu mengimbangi pertumbuhan pelanggan baik fixed maupun selular. System juga harus mampu menjalankan CRM ( customer relationship management ) sama baiknya dengan humanresource dan aplikasi finansial.
System yang tersedia diharapkan mampu mengimbangi pertumbuhan pelanggan baik fixed maupun selular. System juga harus mampu menjalankan CRM ( customer relationship management ) sama baiknya dengan humanresource dan aplikasi finansial.
Maka PT Telkom memutuskan untuk melakukan Upgread pada system yang
sudah dimiliki saat ini. System yang baru harus scalable, intuitive ( mudah
penggunaannya ) dan mampu menangani sekumpulan data – data penting dengan aman,
dan yang terpenting adalah mudah untuk diatur dan digunakan.
Sistem yang dipilih :
Pilihan jatuh pada penggunaan SAP R/3 Enterprise. Alasan – alasan yang mendasari
pemilihan system SAP R/3 Enterprise adalah :
• SAP R/3 Enterprise menawarkan “best price” , kemampuan yang handal, dan memiliki catatan prestasi pada bisnis telekomunikasi.
• Kebutuhan untuk mentransformasi PT Telkom menjadi operator kelas dunia dengan sistem “benchmark” kelas dunia juga yang menawarkan peningkatan kualitas pada infrastruktur IT yang sudah ada sebelumnya dengan “zero defect process”.
Penerapan sistem :
• Komite IT memilih Magnus Consulting dan Anderson Consulting sebagai Patner dalam imlementasi system.
• Project team dibentuk pada awal 2002 dan time line dibuat.
• Total waktu pengembangan dan peralihan adalah 2 tahun dan project mulai dapat berjalan pada pertengahan 2004
• Untuk meningkatkan bandwith perasional perusahaan , pada bagian pengendalian jarak jauh area – area di Indonesia Telkom menambahkan 1Giga Byte fiber-optic Wide Area Network ( WAN ) backbone ( jaringan utama ) pada kantor – kantor cabang yang lebih kecil.
Kendala yang dihadapi pada saat tansisi sampai pada penerapan sistem :
• Proses belajar yang berbeda – beda dari tiap cabang menuntut dibentuknya team pendampingan khusus yang bertugas mendampingi cabang yang lambat perkembangannya.
• Tenggat waktu untuk running system yang sangat pendek .
Keuntungan yang diperoleh PT Telkom :
• Keuntungan yang utama adalah saat ini PT Telkom dapat membuat forecasting dan estimasi dalam rangka analisa konsumen dengan lebih akurat.
• Integrasi yang lebih baik dengan pelanggan dan vendor.
• Penerapan modul tambahan dari SAP yaitu SAP HR dan SAP Project System , Telkom mampu membuat organisasi bisnisnya menjadi ebih efisien dan dapat mengurangi jumlah karyawannnya yang diatas 3500 menjadi 2700 orang .
• SAP R/3 Enterprise menawarkan “best price” , kemampuan yang handal, dan memiliki catatan prestasi pada bisnis telekomunikasi.
• Kebutuhan untuk mentransformasi PT Telkom menjadi operator kelas dunia dengan sistem “benchmark” kelas dunia juga yang menawarkan peningkatan kualitas pada infrastruktur IT yang sudah ada sebelumnya dengan “zero defect process”.
Penerapan sistem :
• Komite IT memilih Magnus Consulting dan Anderson Consulting sebagai Patner dalam imlementasi system.
• Project team dibentuk pada awal 2002 dan time line dibuat.
• Total waktu pengembangan dan peralihan adalah 2 tahun dan project mulai dapat berjalan pada pertengahan 2004
• Untuk meningkatkan bandwith perasional perusahaan , pada bagian pengendalian jarak jauh area – area di Indonesia Telkom menambahkan 1Giga Byte fiber-optic Wide Area Network ( WAN ) backbone ( jaringan utama ) pada kantor – kantor cabang yang lebih kecil.
Kendala yang dihadapi pada saat tansisi sampai pada penerapan sistem :
• Proses belajar yang berbeda – beda dari tiap cabang menuntut dibentuknya team pendampingan khusus yang bertugas mendampingi cabang yang lambat perkembangannya.
• Tenggat waktu untuk running system yang sangat pendek .
Keuntungan yang diperoleh PT Telkom :
• Keuntungan yang utama adalah saat ini PT Telkom dapat membuat forecasting dan estimasi dalam rangka analisa konsumen dengan lebih akurat.
• Integrasi yang lebih baik dengan pelanggan dan vendor.
• Penerapan modul tambahan dari SAP yaitu SAP HR dan SAP Project System , Telkom mampu membuat organisasi bisnisnya menjadi ebih efisien dan dapat mengurangi jumlah karyawannnya yang diatas 3500 menjadi 2700 orang .
3.
Nama Perusahaan
: PT. Pertamina
Produk ERP yang dipakai : SAP R/3
History :
PERTAMINA adalah
perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki Pemerintah Indonesia (National Oil
Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957 dengan nama PT PERMINA.
Pada tahun 1961 perusahaan ini berganti nama menjadi PN PERMINA dan setelah
merger dengan PN PERTAMIN di tahun 1968 namanya berubah menjadi PN PERTAMINA.
Dengan bergulirnya Undang Undang No. 8 Tahun 1971 sebutan perusahaan menjadi
PERTAMINA. Sebutan ini tetap dipakai setelah PERTAMINA berubah status hukumnya
menjadi PT PERTAMINA (PERSERO) pada tanggal 17 September 2003 berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2001 pada tanggal 23 November
2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.
Implementasi ERP
di Pertamina
Pertamina
merupakan salah satu pengguna SAP R/3. Dalam proses pengimplementasiannya
menemukan banyak kendala sehingga berbagai pihak menilai pemanfaatan SAP R/3
yang dipilih oleh Pertamina kurang mampu dioptimalkan. Pertamina menerapkan ERP
dengan sistem mySAP 2005 telah Go Live pada tanggal 2 Januari 2009.
Beberapa hal yang dapat dipelajari dari implementasi ERP di Pertamina adalah sebagai berikut.
Beberapa hal yang dapat dipelajari dari implementasi ERP di Pertamina adalah sebagai berikut.
o
Keselarasan antara Business
Process, Peopledan IT.
o
Metode pengembangan system
o
Pemanfaatan project management
o
Keselarasan antar company’s
directiondengan IS’s direction
1.
Keselarasan antara Business Process, People
dan IT.
Dalam Information System (IS) terdapat
tiga komponen yang harus disinergikan agar memperoleh hasil yang optimal yaitu business
process, people dan IT.Tim menyadari sepenuhnya bahwa implementasi
ERP di Pertamina harus melalui business process reengineering.
2.
Metode pengembangan sistem
Metode pengembangan sistem di Pertamina ini
menggunakan pendekatan big bang. Pada awalnya pelaksanaan business
process reengineering dan implementasi ERP akan dilakukan secara
sekuensial. Namun seiring dengan adanya UU Migas No.22 tahun 2001 tanggal 23
November 2001 serta adanya AFTA di tahun 2003, maka Pertamina menyadari dengan
cara sekuensial tidak akan dapat mengejar batas waktu yang dimaksud.Kekhawatiran
ini ternyata terbukti yaitu ketidaksiapan sumber daya manusia untuk melakukan
perubahan cara kerja sehingga implementasi ERP di Pertamina tidak memberikan
hasil yang optimalUpms II merupakan unit pemasaran pertama Go Live SAP yang
merupakan non pilot project dalam melaksanakan SAP secara
mandiri. Adapun modul yang pertama kali digunakan oleh Pertamina meliputi SD, MM, FI, CO dan HR. Kini
Pertamina merencanakan menggunakan mySAP dengan menggunakan modul yang lebih
lengkap yaitu meliputi MMH (Materials Management Hydro), MMNH (Materials
Management Non Hydro), SD/TD (Sales & Distribution/
Transportation & Distribution), PP (Production Planning), PM (Plant
Maintenance), Human Capital Management, FI (Finanancial
Accounting) dan CO (Controlling).
3.
Pemanfaatan project management
Setelah tim sepakat untuk membeli ERP lalu
dilakukan kajian terhadap beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP
R/3. Pada tahap implementasi, Pertamina dibantu oleh Accenture. Konsultan ini
diharapkan dapat memberikan transfer knowledge pada Pertamina dalam
mengimplementasikan SAP. Dalam proyek ERP ini sepertinya top management tidak
terlibat langsung. Untuk tahap berikutnya yaitu penggunaan mySAP yang akan
diterapkan pada 2009, tim diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua pihak agar
pemanfaatan mySAP lebih optimal, tidak seperti SAP R/3.
4.
Keselarasan antar company’s direction
dengan IS’s direction
Permasalahan yang dihadapi oleh Pertamina adalah
sulitnya mendapatkan data dan informasi secara real time padahal
mengingat persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk dapat
bergerak cepat. Untuk menjawab tantangan ini maka tim dari Pertamina
menggunakan teknologi informasi berbasis jaringan komputer terintegrasi yang
disebut enterprise service architecture (ESA). Program yang dijalankan
untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program yang terdapat
dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif, user
friendly dan real time.
Dengan rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi
di atasnya yaitu mySAP menjadikan implementasi IS di Pertamina bukan sekedar
pada level support operational akan tetapi meningkat pada level decision
making system.
5.
Tantangan yang dihadapi oleh IS Department
Kurang optimalnya pemanfaatan SAP R/3 pada tahun
2003-2006 tentunya menjadi beban tersendiri bagi tim. Tantangan terberat tentunya
adalah dapat mengoptimalkan pemanfaatan sistem ES selanjutnya di Pertamina.
Terlebih kali ini level adopsi pemanfaatan ES di Pertamina akan naik setingkat
lagi yaitu pada level decision making system.Setidaknya tantangan IS
department adalah dapat mengoptimalkan sistem guna memenuhi tuntutan bisnis
yang kian berkembang dengan cepat. Terlebih Pertamina merupakan perusahaan yang
memiliki komoditi usaha strategis berupa minyak bumi.
4. Nama Perusahaan : PT.PLN (Persero) Distribusi
Bali
Produk ERP yang dipakai : SAP
History :
Produk ERP yang dipakai : SAP
History :
Tahun 2005 PLN telah mulai memutuskan
menggunakan ERP, penerapan ERP ini dimulai dari tiga proses bisnis yaitu:
Keuangan (Financial Management), Sumber Daya Manusia (Human Resource), dan
Pergudangan (Material Management/MM) yang merupakan tiga hal dasar dalam laju
PLN. Dalam penerapan ERP tersebut, PLN melakukannya secara bertahap mengingat
banyaknya distribusi PLN didaerah-daerah. Tahun 2005 ada tiga unit pilot proyek
yaitu PLN Distribusi Jaya & Tangerang, PLN Distribusi Bali dan PLN
Penyaluran dan Pusat Pengaturan Beban (P3B) Jawa-Bali.
Pemilihan software ERP yang akhirnya
diputuskan oleh PLN untuk digunakan ialah paket software SAP (Software
Application and Product)mengingat SAP sudah memiliki nama yang
dipercaya dan cukup banyak digunakan oleh perusahaan besar di Indonesia.
Disamping itu modul-modul yang ada pada SAP dapat mengakomodir proses bisnis
dan kebutuhan PLN dengan adanya beberapa penyesuaian pada software SAP agar sesuai
dengan kebutuhan PLN yang spesifik, tidak sama denga perusahaan listrik di
negara lain. Meskipun bukan suatu hal yang mudah bagi manajemen PLN memutuskan
penggunaan SAP, dikarenakan kebutuhan biaya yang besar karena yang dibutuhkan
tidak hanya membeli paket software SAP saja namun juga database, hardware,
paket jaringan komunikasi data, serta biaya konsultan untuk melakukan
implementasi system SAP, namun keputusan tesebut dirasakan sangat tepat.
Penggunaan jasa konsultan SAP
sangat diperlukan selain dalam memberikan solusi dalam memetakan bisnis proses
dengan tepat hingga pada pengaplikasian system juga dalam memberikan motivasi
terhadap karyawan pengguna system tersebut nantinya agar bersedia mengubah
kebiasaan dengan menggunakan system baru. Disamping itu yang lebih penting
untuk membantu manajemen PLN mengukur tingkat keberhasilan system, dengan
mengetahui apakah system tersebut berhasil atau tidak maka dapat memberikan
gambaran kepada manajemen bahwa investasi yang telah dikeluarkan memberikan nilai
tambah atau tidak bagi perusahaan. Adapun sistem yang digunakan sebelum
menggunakan software SAP adalah Sistem Informasi Pegawai (SIPEG)
terdapat di di bagian Sumber Daya Manusia (SDM), Sistem Informasi Manajemen
Keuangan (SIMKEU) terdapat di bagian Keuangan, dan Sistem Material (SIMAT)
terdapat di bagian logistic.
Sistem-sistem tersebut masih belum bisa terintegrasi dengan pusat, dengan kata lain semua system tersebut berdiri sendiri tidak terkoneksi dengan kantor pusat, sehingga kantor pusat tidak bisa mengontrol atau mengambil data yang diperlukan secara online, jadi ketika akan mengirimkan data harus dilakukan secara manual. Oleh karena itu Perusahaan Listrik Negara ingin melakukan penyeragaman sistem pada seluruh PLN Jawa dan Bali (untuk tahap pertama) dengan menggunakans software SAP. Dapat dibayangkan dengan menggunakan sistem manual, banyak celah kebocoran yang tidak dapat dipantau secara langsung disamping biaya yang dikeluarkan cukup besar hanya untuk mengirimkan laporan yang belum dapat diandalkan keakuratannya, apalagi jika terjadi kesalahan pada laporan yang telah dibuat dan harus dilakukan perbaikan, dan beberapa hal penting lainnya.
Sistem-sistem tersebut masih belum bisa terintegrasi dengan pusat, dengan kata lain semua system tersebut berdiri sendiri tidak terkoneksi dengan kantor pusat, sehingga kantor pusat tidak bisa mengontrol atau mengambil data yang diperlukan secara online, jadi ketika akan mengirimkan data harus dilakukan secara manual. Oleh karena itu Perusahaan Listrik Negara ingin melakukan penyeragaman sistem pada seluruh PLN Jawa dan Bali (untuk tahap pertama) dengan menggunakans software SAP. Dapat dibayangkan dengan menggunakan sistem manual, banyak celah kebocoran yang tidak dapat dipantau secara langsung disamping biaya yang dikeluarkan cukup besar hanya untuk mengirimkan laporan yang belum dapat diandalkan keakuratannya, apalagi jika terjadi kesalahan pada laporan yang telah dibuat dan harus dilakukan perbaikan, dan beberapa hal penting lainnya.
5.
Nama Perusahaan
: PT. HM.Sampoerna
Produk ERP yang dipakai : ERP dari Oracle
History :
Salah satu departemen PT HM Sampoerna yang
mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan
data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi.
Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini
dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data
tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah
tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang
dimulai pada tahun 1992.
Pembangunan
fondasi sistem TI di HMS dimulai tahun 1992, sedangkan peralihan dari pola
local area network (LAN) ke wide area network (WAN) dilakukan pada 1995.
Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya.
Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan
aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “Sampoerna
memang memakai Oracle, sedangkan Philip Morris di seluruh dunia memakai SAP. Ke
depan, tentunya mesti sama. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Menurut
Sugiharto Hartono, Direktur Penjualan, Perencanaan, Sistem & Pengembangan
PT Panamas, penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis
penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang
dan manajemen barang jadi. ERP Oracle juga digunakan di anak usaha HMS, yakni
PT Panamas (perusahaan penjualan dan distribusi HMS) dan PT Handal Logistik
Nusantara (perusahaan logistik dan pergudangan). “Unit-unit bisnis dalam
naungan Sampoerna juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk
melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di HMS juga terlihat
pada sistem rantai pasokan (supply chain management). Strategi TI HMS lebih pada mengonsolidasikan sistem
aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru.
Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi
ERP yang sama yang digunakan oleh HMS kepada semua unit bisnis. Proses
konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan
implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor
indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Penerapan
suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang continue. Begitu dimulai sudah
tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada
hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti.Maka penilaian ERP juga mesti
dilakukan dengan sungguh-sungguh.Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada
seleksi ERP. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor
penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen.Pada perkembangan
ERP masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih
mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik
(vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan
(decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan,
pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. HM Sampoerna
dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah
mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu
dapat merespon langsung terkait perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan,
seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen.
Beberapa Kebijakan TI untuk HMS
Setelah Masuknya Philip Morris :
1. Konsolidasi sistem aplikasi yang ada (existing application)
2. Standardisasi dengan solusi aplikasi yang dipakai Philip Morris
3. Penerapan metedologi proyek pada setiap proyek TI
4. Pengenalan sistem dan infrastruktur baru, seperti :iSMS, IP Telephony, dan sebagainya.
5. Integritas sistem dan jaringan HMS dengan jaringan Philip Morris
6. Pengiriman laporan ke kantor regional untuk kebutuhan konsolidasi data
7. Dalam beberapa tahun ke depan direncanakan penggantian sistem inti (ERP) di HMS dari Oracle ke SAP, yang memang digunakan oleh Philip Morris.
Setelah Masuknya Philip Morris :
1. Konsolidasi sistem aplikasi yang ada (existing application)
2. Standardisasi dengan solusi aplikasi yang dipakai Philip Morris
3. Penerapan metedologi proyek pada setiap proyek TI
4. Pengenalan sistem dan infrastruktur baru, seperti :iSMS, IP Telephony, dan sebagainya.
5. Integritas sistem dan jaringan HMS dengan jaringan Philip Morris
6. Pengiriman laporan ke kantor regional untuk kebutuhan konsolidasi data
7. Dalam beberapa tahun ke depan direncanakan penggantian sistem inti (ERP) di HMS dari Oracle ke SAP, yang memang digunakan oleh Philip Morris.
05 agustus 2017 (◕‿◕✿)
@kusriyanti.putri
1 comments
sebagai pilihan ada juga Acumatica Indonesia salah satu software erp terbaik yang sekarang telah digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia
BalasHapus